Arbejdsklausul

Standardbetingelser for leverandører af bygge- og anlægs-, drifts- og tjenesteydelser til Ærø Kommune

Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Ærø Kommune

1. Forpligtelsen

1.1 Løn og ansættelsesvilkår

Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som Leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på kontraktens opfyldelse, har løn (herunder særlige ydelser) og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de for det pågældende faglige områdes mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

 For enkeltmandsvirksomheder, der udfører arbejde på medarbejderlignende vilkår med henblik på kontraktens opfyldelse, gælder samme krav vedrørende løn- og ansættelsesforhold, som nævnt ovenfor.

1.2 Ansættelsesforhold og identifikation

Leverandøren skal sikre, at den til enhver tid gældende ansættelsesbevislov, herunder krav om udlevering af ansættelsesbevis til ansatte, overholdes.

Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der i hele leverandørkæden kun anvendes ansatte med gyldig opholds- og arbejdstilladelse, og at de ansatte på forlangende kan dokumentere deres identitet ved fremvisning af gyldig billedlegitimation eller anden legitimation. Ærø Kommune er berettiget til at tage billeder af de ansattes legitimation.

Leverandøren skal derudover sikre, at alle lønudbetalinger sker gennem et digitalt betalingssystem, f.eks. udbetaling via en banks betalingssystem.

1.3 Oplysning om underleverandører

Leverandøren er forpligtet til at orientere Ærø Kommune om brugen af underleverandører, inden underleverandørerne anvendes til at udføre arbejde til opfyldelse af kontrakten.

Orienteringen skal foretages skriftligt. Leverandøren skal oplyse eget samt underleverandørs navn, cvr.nr. og kontaktinformation, samt hvornår underleverandøren forventes at udføre arbejde på kontrakten.

1.4 Ophold på arbejdsstedet

Leverandøren er til enhver tid underlagt Ærø Kommunes instruktioner om ophold på arbejdsstedet. Ærø Kommune kan udstikke instruktioner om f.eks. forbud mod overnatning på arbejdsstedet m.v.

2. Dokumentation

2.1 Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen

Leverandøren bærer bevisbyrden for, at forpligtelsen jf. klausulens afsnit 1, er overholdt. Ærø Kommune kan anmode om at se dokumentation for Leverandørens overholdelse heraf.

Ærø Kommune kan anmode Leverandøren om at fremsende relevant dokumentation for alle ansatte i hele leverandørkæden.

Relevant dokumentation skal for hver enkelt ansat omfatte:

• Ansættelsesbevis- eller kontrakt
• Lønsedler med kontonummer for udbetaling af lønnen
• Dokumentation for digital udbetaling af løn f.eks. udskrift fra bank
• Timesedler/tidsregistrering med start- og sluttidspunkter de enkelte dage samt angivelse af, hvornår der er udført arbejde for Ærø Kommune
• E-indkomstkvitteringer fra SKAT eller tilsvarende, hvis medarbejderne svarer SKAT i udlandet
• Dokumentation for pensionsindbetaling
• Dokumentation for indbetaling af feriepenge/feriegodtgørelse - Evt. opholds- og arbejdstilladelser

Ærø Kommune kan derudover anmode Leverandøren om at fremsende andre dokumenter, f.eks. lejekontrakter, lokalaftaler, virksomhedsoverenskomster, RUT-registrering, dokumentation for gyldig arbejdsskadeforsikring med videre.

Leverandøren er forpligtet til at opbevare al relevant dokumentation i kontraktens løbetid og 12 måneder efter kontraktens udløb.

Såfremt Leverandøren ikke fremsender retvisende dokumentation for en eller flere ansatte er Ærø Kommune nødsaget til at foretage et skøn over medarbejdernes løn- og ansættelsesforhold. Leverandøren skal i denne situation tåle, at dette skøn bliver lagt til grund for konklusion af kontrollen, herunder sanktionering, jf. afsnit 3. 

Dokumentationen skal fremsendes på engelsk eller dansk og være Ærø Kommune i hænde senest 5 hverdage efter anmodningens modtagelse.

2.2 Redegørelse

Leverandøren skal efter anmodning fra Ærø Kommune fremsende en redegørelse for, hvordan Leverandøren har sikret overholdelse af Arbejdsklausulen.

Redegørelsen skal som minimum indeholde oplysning om, hvilken referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelse af de ansattes løn- og arbejdsvilkår, herunder arbejdstid, overtidsbetaling og lønsatser. Desuden skal Leverandøren redegøre for boligforhold samt transport og forplejning, når dette er en del af arbejdsgiverens ansvar.

Såfremt Leverandøren anvender underleverandører, skal redegørelsen indeholde tilsvarende oplysninger vedrørende underleverandørernes ansatte.

Redegørelsen skal desuden indeholde oplysning om, hvordan Leverandøren har sikret, at underleverandører kender, forstår og implementerer arbejdsklausulen.

Ærø Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.

Redegørelse skal fremsendes på engelsk eller dansk og være Ærø Kommune i hænde senest 10 hverdage efter anmodningens modtagelse.

2.3 Videregivelse af oplysninger

Ærø Kommune kan i overensstemmelse med gældende regler om databeskyttelse og efter en konkret vurdering videregive oplysninger, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2, til SKAT, Arbejdstilsynet, politiet eller andre relevante myndigheder, hvis videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed.

2.4 Persondata

Leverandøren skal ikke anonymisere den dokumentation, som fremsendes til Ærø Kommune. Det er af væsentlig betydning for Ærø Kommunens kontrol, at de enkelte medarbejdere, som dokumentationen vedrører, kan identificeres.

Ærø Kommune gør opmærksom på, at Leverandøren har pligt til af egen drift at overholde de databeskyttelsesretlige regler, herunder til at overholde oplysningspligten overfor medarbejderne.

3. Sanktioner

Leverandørens eller underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen betragtes som en væsentlig overtrædelse af kontrakten og medfører, at Ærø Kommune har mulighed for at ophæve kontrakten helt eller delvist.

Ved væsentlige overtrædelser forstås f.eks. grove eller gentagne overtrædelser af Arbejdsklausulens bestemmelser i afsnit 1 og 2. Til gentagne overtrædelser henregnes også en flerhed af overtrædelser, der konstateres på denne kontrakt og andre kontrakter mellem parterne.

Såfremt Leverandøren ifalder nedenstående sanktioner, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.

Hvis en underleverandør overtræder Arbejdsklausulens afsnit 1, er Leverandøren ansvarlig for at sikre, at underleverandøren retter op på forholdene. Såfremt underleverandøren groft eller gentagne gange overtræder Arbejdsklausulens afsnit 1, kan Kommunen kræve, at Leverandøren ophører med at anvende den pågældende underleverandør til opfyldelse af kontrakten. Dette berettiger ikke Leverandøren til kompensation, erstatning eller forlængelse af kontraktens tidsfrister.

3.1 Sanktioner for manglende overholdelse af forpligtelsen i afsnit 1

3.1.1.Efterbetaling

Har ansatte ikke haft løn og ansættelsesforhold, som er i overensstemmelse med forpligtelsen i afsnit 1.1, er Leverandøren forpligtet til at sikre, at der efter Ærø Kommunes anvisning sker efterbetaling til de ansatte inden for en af Ærø Kommune fastsat frist, og at der rettes op på forholdene fremadrettet.

Ærø Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag til Leverandøren til sikkerhed for efterbetaling og/eller med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte.

Såfremt, der ikke sker efterbetaling til de relevante ansatte indenfor den af Ærø Kommune fastsatte frist, tilfalder det tilbageholdte vederlag Ærø Kommune endeligt.

3.1.2 Bod for manglende overholdelse af forpligtelsen i afsnit 1

Ved overtrædelse af klausulens afsnit 1 ifalder Leverandøren en bod på kr. 1.000 pr. overtrædelse pr. påbegyndt arbejdsdag på projektet.

Til belysning af, hvad der udgør én overtrædelse, fremhæves nedenstående eksempler:

• Hver ansat, der ikke har modtaget en overenskomstlignende løn eller andre af de i afsnit 1 nævnte forhold, udgør én overtrædelse.
• Hver underleverandør, der ikke er oplyst rettidigt i Ærø Kommunes aftalestyringssystem, jf. afsnit 1.3, udgør én overtrædelse.
• Ved ”påbegyndt arbejdsdag” forstås de dage, hvor den ansatte/underleverandøren, i forhold til hvilken der konstateres overtrædelser af afsnit 1, har udført arbejde på projektet.
• Bodsbeløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

3.2 Bod for manglende overholdelse af forpligtelsen i afsnit 2

Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2, hvis Leverandøren ikke fremsender redegørelse eller retvisende dokumentation indenfor de i afsnit 2.1 og 2.2 angivne frister eller hvis Leverandøren helt undlader at fremsende hele eller dele af den forespurgte dokumentation/redegørelse.

Boden udgør kr. 1.000 pr. ansat og/eller redegørelse pr. påbegyndt hverdag, indtil Leverandøren har imødekommet Ærø Kommunes anmodning.

Bodsbeløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

Der kan maksimalt påløbe bod for forsinket dokumentation og/eller redegørelse i 2 måneder efter fristen/fristernes udløb. Herefter er Ærø Kommune berettiget til at foretage et skøn over løn- og ansættelsesforhold med henblik på sanktionering for overtrædelse af afsnit 1, jf. afsnit 2.1 in fine.

3.3 Mulighed for nedskrivning af bod

Ærø Kommune kan undtagelsesvis vælge at nedsætte en bod, såfremt forholdene konkret taler herfor. Ærø Kommune vil i den forbindelse lægge vægt på overtrædelsens karakter og omfang, Leverandørens mulighed og indsats for at forebygge overtrædelser af den pågældende karakter, Leverandørens medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør samt Leverandørens efterlevelse af krav om efterbetaling.

4. Kontrolforanstaltninger

Ærø Kommune samarbejde med Odense Kommune om kontrol af arbejdsklausul. Ærø Kommune og Kontrolenheden i Odense Kommune vil i kontraktens løbetid kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen, f.eks. ved at foretage uanmeldte besøg på arbejdsstedet.