Sundhedsberedskabsplan 2024 - 2028

Forord

Ærø Kommunes sundhedsberedskabsplan er et værktøj til håndtering af større hændelser og kriser. Sundhedsberedskabet er en del af kommunens generelle beredskab, men med fokus på sundhedsvæsnets evne til at kunne udvide og omstille sin behandlings- og plejekapacitet m.v. ud over det daglige beredskab ved større ulykker og hændelser, herunder krig. Formålet er, at der skal være en organisatorisk robusthed til at opretholde det aftalte serviceniveau over for borgerne og derved være en evne til at modstå, begrænse og afhjælpe konsekvenserne af hændelser, samt at sikre en hurtig genopretning og tilbagevenden til hverdagen.

Sundhedsberedskabet består af sygehusberedskabet, den præhospitale indsats, lægemiddelberedskabet og beredskabet i den primære sundhedssektor. Sidstnævnte omfatter i kommunalt regi hjemmepleje, hjemmesygepleje og kommunale institutioner, så som plejecentre, bofællesskaber, skoler, børnehaver og aktivitetscentre.

Sundhedsberedskabsplanlægningen er en integreret del af den overordnede beredskabsplan for Ærø Kommune. Planlægningen tager udgangspunkt i det daglige beredskab og sikrer en fleksibel tilpasning af dette beredskab til mulige beredskabssituationer i samarbejde med og under hensyntagen til planer for det kommunale redningsberedskab.

Det interne samarbejde er vigtigt - ikke mindst af hensyn til ejerskabet, samarbejdet og den efterfølgende implementering af sundhedsberedskabsplanen i de berørte forvaltningsområder.

Sundhedsberedskabsplanen er vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 13 december 2024.

DEL 1 Krisestyringsorganisationen

1.1 Indledning

1.1.1 Formål

Formålet med sundhedsberedskabsplanen er at beskrive, hvordan Ærø Kommune kan udvide og omstille sin behandling, plejekapacitet m.v. ud over det daglige beredskab. Dette er nødvendigt ved større ulykker, katastrofer og lignende hændelser, herunder krig.

Sundhedsberedskabet skal hurtigt og fleksibelt kunne håndtere større ulykker og katastrofer. Samfundets funktioner skal genoprettes så hurtigt som muligt, evt. i form af en midlertidig udvidelse af det daglige beredskab og med udgangspunkt i den daglige drift.

Sundhedsberedskabet er sammenhængende med det øvrige beredskab i Ærø Kommune.

Sundhedsberedskabet skal sikrer en entydig ledelse, koordination og kommunikation mellem de involverede sektorer.

Sundhedsberedskabet er koordineret med regionen og kan efter hændelsestype koordineres med omkringliggende kommuner efter behov

1.1.2 Planens præmisser

Ansvaret følger de overordnede principper for beredskabsplanlægning, hvilket vil sige, at beredskabsarbejdet i alle sektorer og på alle niveauer bygger på følgende seks overordnede principper, jf. den nationale beredskabsplan:

· Sektoransvarsprincippet: den myndighed eller organisation, der har ansvaret for et område til daglig, bevarer ansvaret i en krisesituation. Ansvaret gælder planlægning for videreførelse af de kritiske funktioner.

• Lighedsprincippet: den organisation og de procedurer og ansvarsforhold, der anvendes til daglig, benyttes også i videst muligt omfang i en krisesituation.
• Nærhedsprincippet: beredskabsopgaverne løses så tæt på borgerne som muligt og dermed på det lavest egnede, relevante organisatoriske niveau.
• Samarbejdsprincippet: myndighederne har et selvstændigt ansvar for at samarbejde og koordinere med andre myndigheder og organisationer.
• Handlingsprincippet: i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild.
• Fleksibilitetsprincippet: planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet.

1.1.3 Organisatoriske og geografiske gyldighedsområde

Sundhedsberedskabsplanen er ansvars- og ledelsesmæssigt forankret ved Kommunaldirektøren i Ærø Kommune. Grundet Ærø Kommunes størrelse med en befolkning på cirka 6000 borgere er det mest hensigtsmæssig, at sundhedsberedskabsplanen er en del af kommunens generelle kriseberedskab og den øvrige planlægning på beredskabsområdet. Mere specifikt med planer for redningsberedskabet, regionens sundhedsberedskab, den præhospitale indsats, samt med de omkringliggende kommuners sundhedsberedskabsplaner. Ansvaret kan ved specifikke hændelser, hvor opgaverne er af mere praktisk karakter, delegeres ud til områdeledere, hvor der vil være lokaleberedskabsplaner tilgængelige. For eksempel i tilfælde af snestorm vil ansvaret blive delegeret ud til en leder af hjemmeplejen og sygeplejen.

1.1.4 Afprøvning, evaluering og ajourføring

Kriseledelsen, samt ledere og medarbejdere, som har opgaver i sundhedsberedskabet, skal inden udgangen af 2024 deltage i relevante uddannelser.

Kriseledelsen skal have tilbudt uddannelsen ”Samfundets beredskab”. Denne og andre beredskabsuddannelser, som kan være relevante for institutionsledere, udbydes af Beredskabsstyrelsen.

Medarbejdere i sundhedsberedskabet skal tilbydes et kursus i psykisk krisestøtte og eventuelt et kursus i krisekommunikation.

Uddannelse skal koordineres med kommunens uddannelsesplanlægning jf. den generelle beredskabsplan.

Uddannelse af medarbejdere sker endvidere gennem øvelser og undervisning i sundhedsberedskabsplanen med dertilhørende instrukser og aktions cards.

Sundhedsberedskabsplanen og tilhørende delberedskabsplaner indgår i introduktionen af nye medarbejdere, der har mulighed for at skulle tage del i sundhedsberedskabet.

Kurser og øvelser planlæges og afholdes i de enkelte sektorer efter behov, f.eks. kurser i hygiejne, brandbekæmpelse og førstehjælp.

1.1.5 Ajourføring, afprøvning og evaluering.

Kommunaldirektøren er ansvarlig for ajourføring og afprøvning af planen samt, at der iværksættes en evaluering efter enten en beredskabshændelse eller øvelse. Ajourføringen sker ved, at alle rettelser sendes til Kommunaldirektøren eller en person udpeget af denne. Kvalitetssikring af sundhedsberedskabsplanen og sundhedsberedskabet sker løbende i forbindelse med sundhedsberedskabshændelser eller ved øvelser.

Sundhedsberedskabsplanen skal minimum afprøves en gang inden for den fireårige byrådsperiode. Afprøvningen og øvelser med henblik på at kunne håndtere beredskabshændelser, koordineres med øvelsesvirksomheden i henhold til den generelle beredskabsplan i kommunen, samt med sygehusberedskabet og det præhospitale beredskab.

For at uddrage læring af de erfaringer beredskabsaktørerne gør sig i forbindelse med en beredskabshændelse eller en afprøvning af sundhedsberedskabsplanen, er det nødvendigt efterfølgende at foretage en evaluering. Såfremt indsatsen har involveret flere forskellige beredskabsmyndigheder, bør evalueringen koordineres med de involverede.

Sundhedsberedskabsplanen ajourføres årligt. Skabelon til evaluering og debriefing efter hændelse eller øvelse findes i bilag 5.9 og 5.11.

1.1.6 Risiko og sårbarhedsevaluering

Ærø Kommune har en særlig beliggenhed i form af, at være en ø-kommune uden fast broforbindelse. Ærø Kommune er derfor afhængig af en stabil og fortsat færgedrift til opretholdelse af forsyninger, samt transport af flere personer samtidigt. Som ø-kommune med meget kyststrækning er Ærø kommune ydermere særlig sårbar ved ekstremt vejrlige scenarier.

På baggrund af Ærø Kommunes særlige beliggenhed, sundhedsberedskabets lokalkendskab samt tværfaglige og tværsektorielle overvejelser, herunder koordinering med kommunens generelle beredskabsplan samt beredskabsplan på Ærø Sygehus, vurderes det relevant at sundhedsberedskabsplanen skal kunne håndtere nedenstående scenarier:

Forsyningssvigt

• Lokalt
• Centralt
• Institutioner

Evakuering

• Plejecentre, bofællesskaber
• Børneinstitutioner
• Skoler
• Egne større boligkvarterer
• Hjemmeboende svage borgere
• Større ulykker og CBRNE hændelser

Unormalt vejrlig

• Sne – islag
• Orkan og forhøjet vandstand
• Hedebølge

Etablering af husly for mange nødstedte, Evakuerings- og pårørendecenter

Krav om ekstrabemanding til sygehus (stor ulykke)

Krisestøttende beredskab

Smitsomme sygdomme og pandemi

2. Del: Opgaver under sundhedsberedskabet

2.2 Overordnede opgaver

2.1.1 Kommunens opgaver

Sundhedsberedskabets opgaver er at kunne varetage:

• Indsatser ved ekstraordinære hændelser såsom større ulykker, forsyningssvigt, pandemier mv.
• CBRNE- hændelser. Hændelser med kemisk, biologisk, radiologisk, nuklear agens eller eksplosivstoffer.
• Den psykosociale indsats, herunder at planlægge krisestøtte og social assistance.
• Etablere Evaluerings- og pårørende center (EPC).
• Samarbejdet med Region Syddanmark og omkringliggende kommuner.
• Kommunikation mellem de personer, der deltager i sundhedsberedskabet herunder regionens aktører.
• Aktivering af sundhedsberedskabet, herunder samarbejde med Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK).
• Uddannelses- og øvelsesvirksomhed på sundhedsberedskabsområdet, evt. i samarbejde med region og omkringliggende kommuner

2.1.2 Operative opgaver for sundhedsberedskabet i Ærø Kommune

• Modtagelse, pleje og behandling af ekstraordinært udskrevne patienter fra sygehuset, samt andre syge og smittede i eget hjem.
• Behandling af lettere tilskadekomne som aflastning af sygehuset f.eks. ved hedebølge eller CBRNE (Kemiske, Biologiske, Radiologiske, Nukleare og Eksplosive) hændelser.
• Varetagelse af hygiejniske foranstaltninger, forebyggelse og behandling af infektioner og epidemiske sygdomme, herunder bistå regionen eller de praktiserende læger ved test og massevaccination.
• Plejeopgaver i relation til ekstremt vejrlig og forsyningssvigt.
• Tilvejebringelse af ekstra hjælpemidler og andet relevant medicinsk udstyr.
• Ydelse af anden omsorg til tilskadekomne, syge og handicappede, herunder krisestøtte.

De operative indsatser fungerer på baggrund af et antal udarbejdede instrukser/ action cards og beskrives mere detaljeret i sundhedsberedskabsplanens del 3 og 4.

2.2 Organisering og ledelse af sundhedsberedskabet

Sundhedsberedskabet er en del af Ærø Kommunes overordnede beredskab. Sundhedsberedskabsplanens beskrivelse af kerneopgaverne i krisestyringen bygger på Beredskabsstyrelsens koncept om helhedsorienteret beredskabsplanlægning. Her er der defineret seks kerneopgaver, som gør sig særligt gældende for sundhedsberedskabet.

• Kriseledelse
• Aktivering og drift
• Situationsforståelse, overblik og informationshåndtering
• Koordinering af handlinger og ressourcer
• Krisekommunikation
• Fortsat drift og genopretning

De efterfølgende afsnit i planen vil beskrive de enkelte kerneopgaver.

2.3 Kerneopgave 1: Kriseledelse

2.3.1 Kriseledelsens sammensætning

Kriseledelsen er i forhold til håndtering af den udløsende hændelse øverste myndighed, når sundhedsberedskabsplanen er trådt i kraft. Kriseledelsen i sundhedsberedskabet består af:

• Kommunaldirektør
• Kultur- og socialdirektør
• Teknik- og miljødirektør
• Ældre- og sundhedschef
• Børne- og ungechef
• Job- og voksenchef

Kriseledelsens kontaktoplysninger findes i bilag 5.1.

Afhængig af den udløsende hændelse kan berørte institutionsledere indtræde i kriseledelsen. Det kan være leder af hjemmeplejen, ledere af plejecentre og bofællesskaber, leder af skoler eller ledere af børnehaver.

2.3.2 Ansvar og roller

Kriseledelsens ansvar er at få organisationen igennem krisen ved hjælp af løsning af kerneopgaver i krisestyringen.

Kommunaldirektøren leder og koordinerer sundhedsberedskabet og er forbindelsesofficer mellem sundhedsberedskabets kriseledelse, og politiets lokale beredskabsstab (LBS).

Kommunaldirektøren er sikkerhedsgodkendt. Det samme gør sig gældende for Kultur- og socialdirektøren, og Ældre- og sundhedschefen, hvorfor de også vil kunne fungere som forbindelsesofficerer.

Kommunaldirektøren har kontakten til det politiske niveau.

2.4 Kerneopgave 2: Aktivering og drift

Aktivering og drift af sundhedsberedskabet sker jf. den generelle beredskabsplan i Ærø Kommune og den dertilhørende ”Instruks for aktivering af krisestyring”.

2.4.1 Modtagelser af varsler, alarmer med mere.

Varsler og alarmer kan komme mange steder fra. De mest almindelige er:

• Politiet
• Redningsberedskabet
• Regionen/AMK
• Sundhedsstyrelsen
• Praktiserende læger
• Kommunernes Landsforening
• Andre kommuner
• Styrelsen for Patientsikkerhed
• Borgere

Listen er ikke udtømmende.

Der henvises til action cards/instrukser i Del 4.

Planen skal aktiveres, når:

• Der indtræder ekstraordinære, varslede eller uvarslede hændelser, som kan sætte kommunens sundhedstjeneste under pres. Sådanne hændelser kan være svigt i forsyningssikkerheden (vand, varme, strøm, nedbrud af IT), massevaccinationsbehov, aflastning af sygehuset med behandling af lettere tilskadekomne, plejeopgaver ved hedebølge m.m.
• Sundhedsstyrelsen kan erklære Danmark for pandemisk ramt område.

2.4.2 Aktivering af sundhedsberedskabet

Aktivering af sundhedsberedskabet sker på:

Akutberedskabstelefon (døgnbemandet): 24 26 46 15

• Aktiveringen af sundhedsberedskabet går til vagthavende sygeplejerske. Sygeplejersken, som modtager et varsel, en alarm eller lignende, vurderer om hændelsen kan håndteres effektivt inden for Ærø Kommunes daglige beredskab.
• Hvis ikke, aktiveres sundhedsberedskabet og dennes kriseledelse via kontaktlisten bilag 5.1. Når første medlem af kriseledelsen er kontaktet, overtager vedkommende den viderealarmering af de øvrige medlemmer af kriseledelsen, og indkalder til 1. møde i kriseledelsen. Indtil der er skabt kontakt til kriseledelsen har den vagthavende sygeplejerske bemyndigelse til at iværksætte uopsættelige tiltag.
• En fra kriseledelsen overtager akutberedskabstelefonen fra den vagthavende sygeplejerske, når kriseledelsen er tiltrådt.

2.4.2.1 Anden kontakt til sundhedsberedskabet

Ved akut behov for at fremsende skriftlig information til kommunen vedr. beredskabshændelser kan dette ske på følgende mail: post@aeroekommune.dk

2.4.3 De 3 aktiveringstrin for krisestaben

Første medlem af krisestaben vurderer situationen i forhold til den videre aktivering af krisestaben. Der anvendes følgende aktiveringstrin:

• Trin1: Informationsberedskab – til skærpet overvågning og orientering af chefer og nøglemedarbejdere. Her indkaldes staben ikke umiddelbart. Medlemmer af informationsberedskabet ses i bilag 5.2
• Trin 2: Stabsberedskab – dette anvendes, når en smal kreds af chefer og nøglemedarbejdere skal være tilstede for informations- og vidensdeling samt umiddelbar drøftelse og koordinering af opgaver. Medlemmer af stabsberedskabet ses i bilag 5.3
• Trin 3: Operationsberedskab – dette anvendes, når der er behov for fuldt etableret krisestyringsorganisation til at varetage krisestyringsrelevante opgaver og funktioner for en kortere eller længere periode. Medlemmer af operationsberedskabet ses i bilag 5.4

2.4.4 Kriseledelsens samlingsted og udstyr

Kriseledelsen i sundhedsberedskabet samles ved det 1. møde online eller på:

Kommunaldirektørens kontor
Ærø Kommunes Rådhus
Statene 2
5970 Ærøskøbing

Efterfølgende koordineres samlingsstedet med kommunens overordnede krisestyringsstab jf. den generelle beredskabsplan, såfremt den udløsende hændelse kræver en tæt koordineret indsats.

På Kommunaldirektørens kontor og på kommunens interne drev forefindes:

• Opdateret sundhedsberedskabsplan
• Intern og ekstern telefonliste

Alle medlemmer af kriseledelsen er udstyret med mobilt kommunikationsudstyr, der både kan modtage telefonopkald, sms og mails.

Kriseledelsen har til opgave at sikre, at sundhedsberedskabet i Ærø Kommune fungerer mest hensigtsmæssigt under krisen. På 1. møde i kriseledelsen sammensættes situationsafhængigt en robust kriseledelse således, at der sikres døgndækket ledelse igennem hele hændelsesforløbet.

I bilag 5.5 findes dagsorden for første møde i kriseledelsen. I bilag 5.6 findes skabelon til efterfølgende møder i kriseledelsen.

2.5 Kerneopgave 3: Situationsforståelse, overvågning og informationshåndtering

2.5.1 Situationsforståelse

Kriseledelsen udarbejder situationsbillede på baggrund af de tilgængelige informationer ca. 1 gang dagligt og opdateres mellem hvert stabsmødet. Skabelon til udfærdigelse af situationsbillede findes i bilag 5.7.

2.5.2 Overvågning

Kriseledelsen kan indkalde sekretær og / eller kommunikationsmedarbejder til at bistå med at overvåge telefonopkald, mailadresser, SMS, sociale medier mv.

2.5.3 Informationshåndtering

2.5.3.1 Informationer udefra

Kriseledelsen kan forvente at modtage informationer fra:

• Den lokale beredskabsstab ved Politiet (LBS)
• Beredskabsstyrelsen
• AMK (Akut Medicinsk Koordinationscenter)
• Sundhedsstyrelsen
• Styrelsen for Patientsikkerhed
• Kommunens afdelinger
• Kommunernes Landsforening
• Region Syddanmark
• Medier
• Borgere

2.5.3.2 Information via medier

• Telefon
• Mail
• SMS
• Sociale medier, eks. Facebook, Twitter, Instagram
• TV, radio

2.5.4 Information til kommunens medarbejdere

Kommunens ansatte som er eller vil blive berørte af hændelsen vil blive kontaktet direkte af nærmeste leder.

Generel information til kommunens ansatte om hændelsen vil ske via intranettet.

2.5.5 Rapportering

Kriseledelsen giver besked til de berørte institutioner eller vagthavende sygeplejerske om, at der skal indsendes en melding om situationen i løbet af den første time. Frekvensen for situationsmeldinger indrettes herefter i forhold til situationen.

Både aftalte situationsmeldinger og hastemeldinger tilgår kriseledelsen.

Rapportering fra eksterne myndigheder tilgår enten kriseledelsen direkte på telefon eller overvåges af sekretær eller kommunikationsmedarbejder.

2.5.6 Journalisering og hændelsesregistrering

Under krisen udarbejdes der elektronisk logbog, som gemmes i Ærø Kommunes journaliseringssystem. Logbogen skal indeholde centrale ind- og udgående informationer, samt kriseledelsens beslutninger. Logbogen tjener endvidere som dokumentation og kan efterfølgende anvendes ved evalueringen. Skabelon til logbog findes i bilag 5.8.

Såfremt der er tale om klassificerede eller følsomme oplysninger begrænses adgangen til den pågældende sag i journaliseringssystemet, så kun krisestaben og betroede medarbejdere har adgang til informationerne.

2.6 Kerneopgave 4: Koordinering af handling og ressourcer

2.6.1 Koordination i forhold til eksterne aktører i beredskabet

2.6.1.1 Tværgående krisestyringsfora

Kommunaldirektøren koordinerer sundhedsberedskabet og er forbindelsesofficer mellem sundhedsbredskabets kriseledelse og politiets lokale beredskabsstab og det nationale operative stab.

2.6.1.2 Region Syddanmark

Region Syddanmark er ansvarlig for den samlede præhospitale indsats ved større ulykker. Regionen har på Ærø, en aftale med øens praktiserende læger om at deltage i den præhospitale indsats, både i det daglige beredskab og ved større hændelser.

2.5.1.3 Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK)

I forbindelse med større hændelser, hvor både regionens og kommunernes sundhedsberedskab er udfordret, er det aftalt, at det er Akut Medicinsk Koordinationscenter, der koordinerer den samlede sundhedsfaglige indsats.

2.6.1.4 Almen praksis

De praktiserende læger vil være informeret/varslet via AMK eller Region Syddanmarks praksisafdeling, når en sundhedsberedskabssituation gør det nødvendigt. De praktiserende læger vil da indgå i den præhospitale indsats jf. deres aftale med Region Syddanmark.

Det forventes, at almen praksis løser deres sædvanlige opgaver, samt de opgaver, der er nødvendige i forbindelse med en beredskabshændelse, f.eks. ekstraordinære udskrivelser fra sygehuset eller massevaccination.

2.6.1.5 Ekstraordinære udskrivelser

Ekstraordinære udskrivelser vil komme fra OUH (Svendborg og Odense), som udskriver til kommunerne ved større hændelser. Sygehusenheden på Ærø vil muligvis blive aftagere af nogle af disse patienter, sammen med Ærø Kommunes hjemmepleje. Eventuelle aftaler træffes med OUH og evt. sygehusenheden Ærø. Patienterne udskrives med medicin og efter varsel, jf. Region Syddanmarks delplan om ekstraordinære udskrivelser.

2.6.1.6 Omkringliggende kommuner

Der er ikke indgået faste aftaler med omkringliggende kommuner på grund af Ærøs beliggenhed.

2.6.1.7 Styrelsen for Patientsikkerhed, tilsyn og rådgivning

Styrelsen for patientsikkerhed kan bistå kommunen med rådgivning i forbindelse med smitsomme sygdomme, anvisninger til personale, CBRNE hændelser, vandforurening med videre.

2.6.1.8 Centre for Biosikring og Bioberedskab (CBB) og Giftlinjen

Som en del af det biologiske sundhedsberedskab varetager Center for biosikring og bioberedskab (CBB) under Statens serums Institut det diagnostiske beredskab (døgnberedskab og udrykningstjeneste) ligesom CBB har ansvaret for vaccineberedskabet. CBB rådgiver kommunen i forbindelse med udbrud af smitsomme sygdomme og bistår i opklaring og kontrol ved større udbrud af smitsomme sygdomme.
Giftlinjen på Bispebjerg Hospital rådgiver om behandling af alle former for forgiftninger. Der rådgives ikke om biologiske toksiner, identifikation af kemikalier eller brug af sikkerhedsudstyr.

2.6.2 Koordination i forhold til interne samarbejdspartnere

Anmodning om hjælp kan komme fra såvel egne institutioner eller fra eks. sygehuset. Alle anmodninger forelægges hurtigst mulig sundhedsberedskabets kriseledelse, der tager stilling til om, og hvordan de kan bidrage.

Kriseledelsen har bemyndigelse til at træffe beslutning om indkaldelse af ekstra personale til at bistå ved en beredskabshændelse. Beslutninger skrives i logbogen.

Kriseledelsen er ansvarlig for en kortlægning af, hvilke ressourcer, der er indsat, og hvilke, der er mulige at sætte ind.

Hver institutionsleder har en personaleoversigt med kontaktoplysninger, der er tilgængelig for kriseledelsen.

Kriseledelsen har en liste over andre interne og eksterne samarbejdspartnere, som der kan trækkes på, eks. andet sundhedsfagligt personale, socialrådgivere, SSP konsulent, psykologer med videre.

2.6.2.1 Tilvejebringelse af ekstraordinære bevillinger

Kriseledelsen vurderer om den ekstra ordinære indsats vil have ekstraordinære omkostninger og om der skal søges ekstra bevillinger. Kommunaldirektøren indkalder borgmesteren og det undersøges om der er mulighed for at handle direkte på krisen uden at indkalde kommunalbestyrelsen i forhold til ekstra bevillinger. Er dette ikke tilfældet, indkaldes kommunalbestyrelsen og eventuelle ekstra bevillinger drøftes og besluttes her.

2.7 Kerneopgave 5: Krisekommunikation

I forbindelse med at kriseledelsen træder sammen, nedsættes der også en informationsgruppe, der enten indgår i kriseledelsen eller opererer parallelt med denne.

Informationsgruppen består af repræsentanter fra sundhedsberedskabets kriseledelse, kommunens overordnede krisestyringsstab, kommunikationsmedarbejder, samt politisk repræsentation.

Rollerne i kommunikationsenheden er følgende:

Kommunaldirektøren eller leder af Sekretariat og Borgerservice med ansvar for:

• Indgår i kriseledelsen
• Ledelse af kommunikationsindsatsen
• Ledelse af møder i kommunikationsenheden
• Etablere formålet med kommunikationsindsatsen

Kommunikationsmedarbejder, med ansvar for:

• Udarbejde kommunikationsstrategi
• Informere omverdenen om krisen
• Informere medarbejderne om krisen
• Kommunikationskoordinering med andre virksomheder/myndigheder

Medieovervåger, med ansvar for:

• Overvåge medierne: radio, TV og aviser m. fl.
• Overvåge sociale medier
• Pressearbejde

Talsperson, med ansvar for:

• Udtalelser til radio, TV og aviser m.fl.
• Koordinator
• Udarbejde vagtplan, hvis det er langvarigt
• Logning af handlinger og kontrakter og referat

Informationsgruppens formål er i samarbejde med kriseledelsen om at håndtere den interne og eksterne kommunikation. Dette vil sige, at lægge en kommunikationsstrategi, der sikrer et højt og målrettet informationsniveau over for de berørte parter, pressen, borgere, ansatte osv. Gruppen stiller desuden en talsmand/talsmænd til rådighed, som pressen og andre kan kontakte.

Pårørende, borgere, medierne, ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen og kommunens tiltag.

Målet er at få truede borgere til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at give relevante informationer til medierne, kommunens borgere og ansatte. Målet er endvidere at sikre, at borgerne ved hvornår og hvor de kan få yderligere information og få etableret tillid til, at der er taget hånd om krisen gennem handlinger og gennemsigtighed.Kommunikationskanaler kan være telefoniske hotlines, hjemmeside, sociale medier, radio og TV.

Skabelon for kommunikationsstrategi findes i bilag 5.12.

2.8 Kerneopgave 6: Fortsat drift og genopretning

Planlægning og iværksættelse af genopretning påbegyndes snarest muligt efter, at en hændelse er indtruffet. Af hensyn til samfundets funktioner og i særdeleshed berørte borgere er det væsentligt så hurtigt som muligt at kunne vende tilbage til en normal hverdag.

Da mange aktører kan være ansvarlige for genopretning i forbindelse med samme hændelse, er det hensigtsmæssigt at etablere et koordinerende forum for genopretning efter en hændelse, som sikrer information og bistand til alle involverede institutioner, grupper og individer.

Som minimum bør kriseledelsen indgå og alt afhængig af omfanget af hændelsen bør en repræsentant fra redningsberedskab, politi, sundhedsvæsen, forsikringsselskaber, boligforeninger, grundejerforeninger, lejeforeninger og nødhjælpsorganisationer (listen er ikke udtømmende) og så indgå i det koordinerende forum.

I hvert tilfælde, hvor sundhedsberedskabet aktiveres laves der en risikovurdering og konsekvensanalyse af kriseledelsen for at sikre den fortsatte drift under hændelsen.

Konsekvensanalysen skal kortlægge kritiske funktioner, kritiske aktiviteter i Ærø Kommune og hvilke ressourcer, som kræves for at opretholde disse aktiviteter under hændelsen. Skabelon til konsekvensanalyse ses i bilag 5.13.

Risikovurderingen skal give et overblik over risici og en opgørelse over eksisterende reserveløsninger, samt en vurdering af om disse er tilstrækkelige. Skabelon til risikovurdering ses i bilag 5.14.

3 Del: Operative indsatser

I den følgende del af sundhedsberedskabsplanen vil de operative indsatser for følgende områder blive beskrevet:

• CBRNE- hændelser
• Konventionelle hændelser
• Smitsomme sygdomme
• Ekstraordinær udskrivelse
• Lægemiddelberedskabet
• Psykosocial indsats

3.1 CBRNE-Hændelser

En CBRNE hændelse er forårsaget af kemiske, biologiske, radioaktive, nukleare eller eksplosive stoffer.

En CBRNE hændelse vil altid aktivere kommunens overordnede krisestyringsorganisation og generelle beredskabsplan, da hændelser af denne type vil kunne være forurenet drikkevand, udslip af kemikalier eller radioaktive stoffer, giftig røg fra store brande, trafikulykker med tankvogne mv.

Der kan situationsafhængigt indhentes rådgivning hos følgende ekspertberedskaber:

• Kemisk Beredskab, Beredskabsstyrelsen, Telefon: 72 85 20 00, mail: BRS-KTP-NUC@brs.dk
• Center for Biosikring og Bioberedskab, Statens Serum Institut, Telefon: 70 20 66 06, mail: cbb@ssi.dk
• Strålebeskyttelse, Sundhedsstyrelsen, Telefon: 44 94 37 73
• Styrelsen for Forsyningssikkerhed, Telefon: 45 16 16 66, mail: sfos@sfos.dk
• Nukleart Beredskab, Beredskabsstyrelsen, Telefon: 7285 20 00, mail: BRS-KTP-NUC@brs.dk
• Forsvarets Ammunitionsrydningstjeneste, Telefon: 72 84 00 00, mail: fko@mil.dk

Sundhedsberedskabet aktiveres af AMK eller kommunens krisestyringsorganisation. Kriseledelsen i sundhedsberedskabet foretager ud fra hændelsen en risikovurdering af opgaver i sundhedsberedskabet, og indkalder relevant personale.

Opgaverne for sundhedsberedskabet vil primært være at yde støtte og hjælp til de borgere, der er ramt af den konkrete uforudsete hændelse. Der henvises til Sundhedsberedskabsplanens action cards.

Der findes ingen risikovirksomheder på Ærø, som har store oplag af brand og eksplosionsfarlige stoffer, gifte stoffer og miljøfarlige stoffer, som hvis der sker uheld vil have store konsekvenser for naboer til virksomheden.

Der findes beredskabsplan for vandforsyning på Ærø Kommunes hjemmeside.

3.2 Konventionelle hændelser

Konventionelle hændelser kan være både menneske- og naturskabte. Det kan dreje sig om følgende hændelser:

• Ekstremt vejrlig – sne, hedebølge, orkan og oversvømmelser
• Forsyningssvigt – It, strøm, vand, varme, ventilation med videre
• Evakuering- og pårørendecenter

3.2.1 Ekstrem vejrlig

Ekstremt vejrlig kan være sne, hedebølge, orkan og oversvømmelser.

Kommunen skal sikre, at der kan udføres pleje, omsorg, pasning og undervisning og andre livsnødvendige funktioner, og ved varsel om ekstremt vejrlig, træffer enten kommunens overordnede krisestyringsorganisation eller sundhedsberedskabets kriseledelse beslutning om relevante indsatser til opretholdelse af de kommunale borgernære indsatser.

Kriseledelsen skal skabe sig overblik over livsvigtige opgaver, som primært vil være inden for pleje og omsorg til de svageste ældre borgere, og sikre koordinering af indsatsen med hjemmeplejen, sygeplejen og beredskabet. Der kan være behov for at indklade ekstra bemanding således, at det udekørende personale kan køre to og to sammen, ligesom det kan være nødvendigt at evakuere udsatte svage borgere

3.2.2 Forsyningssvigt

Der kan som følge af en hændelse være forsyningssvigt på IT, telekommunikation, elektricitet, varme, rent drikkevand med videre.

Sundhedsberedskabet kan aktiveres af kommunens overordnede krisestyringsorganisation med henblik på at bistå beredskabet med at identificere udsatte og svage borgere, og sikre at livsnødvendige foranstaltninger sættes i værk.

Som en del af den generelle beredskabsplan, forefindes særskilte beredskabsplaner på forsyningssvigt for IT, telekommunikation, el, varme og rent drikkevand.

Såfremt kommunens server er ude af drift, vil det på Ældre og Sundhedsområdet være muligt at tilgå relevant IT-software på almindelige/private telefoner eller computere, som går på en anden internetforbindelse end kommunens, da programmet er en Cloud-løsning. Det vil derfor i et vist omfang være muligt at opretholde normal drift.

Der er udarbejdet beredskabsplaner for hjemmepleje, sygeplejepleje, alle plejecentre og Ærø Madservice i tilfælde af strømsvigt. Der findes batteridrevne pandelamper i sygepleje- og hjemmeplejens biler, samt på plejecentrene. Der er ligeledes nødbelysning på plejecentrenes gange.

Beredskabsplanerne for forsyningssvigt er tilgængelige på kommunens intranet og i printet form hos den pågældende leder.

Der forefindes beredskabsplan for vandforsyning på Ærø kommunens hjemmeside og denne aktiveres såfremt, der er tale om vandforurening.

Kommunale institutioner såsom skole, børnehaver, plejecentre og bofællesskaber har egne instrukser for brand, forsyningssvigt, hygiejne og evakuering ect.

3.2.3 Evakuerings- og Pårørendecenter (EPC)

Kommunen kan oprette lokaliteter til Evakuerings- og Pårørendecenter (EPC).

Det gælder både, hvor det regionale psykosociale beredskab arbejder i samarbejde med kommunens krisestøttende beredskab, men også i tilfælde, hvor regionen ikke er involveret i den psykosociale indsats ved hændelsen.

Ved behov for lokaler kontaktes kommunen af AMK eller politiet.

Ud fra hændelsen vurderer kriseledelsen, hvor mange personer der skal kunne håndteres, og om det er gruppevis eller enkeltpersoner, der skal håndteres.

Afhængigt af behovet, er det muligt at etablere evakuerings- og pårørendecentre på skoler og i sportshaller. Ærø Kommune har ansvaret for at stille egnede bygninger til rådighed til nødindkvartering og relevant personale til at bistå med evakueringen.

Beredskab Fyn vil sørge at opstille det ønskede antal sovepladser, samt i øvrigt indrette indkvarteringsområde til det aktuelle antal evakuerede jf. Beredskab Fyns delplan for indkvartering og forplejning. Beredskab Fyn står ligeledes for mad og drikke jf. aftale med Bredskab Fyn om nødforplejning.

Der er fire sportshaller på Ærø:

Arrebohallen - kommunal hal
Statene 42
5970 Ærøskøbing

Måehallen - selvejende hal
Vitsø 15
5985 Søby

Telefon Formand: 23321242

Rise Minihal - selvejende hal
St. Rise Skolevej 1
5970 Ærøskøbing

Telefon Formand: 40410591

Ærøhallen - selvejende hal
Halvejen 22
5960 Marstal

Telefon: 62531819

I forhold til transport til evakuerings- og pårørendecenter kan Jesper Bus kontaktes på Telefon: 62531010 og Ærø Taxa på Telefon: 30311313.

3.3 Smitsomme sygdomme

Smitsomme sygdomme, herunder epidemier og pandemier, adskiller sig fra andre beredskabshændelser ved, at mange bliver eller risikerer at blive syge, inkl. sundhedspersonalet. Der findes særskilt delberedskabsplan for særligt smitsomme sygdomme, hvor der kan findes yderligere informationer.

En pandemi kan opdeles i tre faser:

• Alarmfasen
• Den pandemiske fase
• Overgangsfasen

3.3.1 Alarmfasen

Ved udbrud af smitsomme sygdomme indkaldes kommunens tværgående hygiejneorganisation af Ældre- og sundhedschefen.

Anvisninger fra Styrelsen for Forsyningssikkerhed følges ift. sikring af tilstrækkeligt beskyttelsesudstyr og værnemidler. Der tages kontakt til regionen jf. kommunens aftale om infektionshygiejnisk rådgivning fra sygehusene til kommunerne i Region Syddanmark.

Den tværgående hygiejneorganisation informerer og sørger for rådgivning om udbruddet, samt hygiejniske retningslinjer til relevant personale.

Alle lokale institutioner har infektionshygiejniske instrukser og akut depot med beskyttelsesudstyr.

Instruks for ”Forebyggelse af smittespredning i hjemmeplejen”, og instruks for ”Infektionshygiejniske retningslinjer for håndtering af borgere mistænkt eller bekræftet smittet” følges. Disse er tilgængelige på Ældre- og Sundhedsområdes interne informationsplatform.

Der forefindes ekstra beskyttelsesudstyr i fælles depot på hjælpemiddeldepot og ved behov for ekstra udstyr kan det afhentes eller rekvireres hos sygeplejen eller pedellerne.

3.3.2 Pandemisk fase

Såfremt udbruddet går ind i en pandemiske fase vil delberedskabsplanen for alvorligt smitsomme sygdomme træde i kraft.

I delberedskabsplanen er oplistet kommunikationsplan samt hvilke opgaver, som skal løses i en pandemiske fase i forhold til både borgere og virksomheder på Ærø. Delberedskabsplanen for alvorligt smitsomme sygdomme findes på kommunens hjemmeside og intranet.

3.3.3 Overgangsfasen

Som pandemien går over i overgangsfasen nedskaleres hyppigheden af kriseledelsens møder og kriseledelse mødes herefter ad hoc.

Retningslinjer fra Sundhedsstyrelsen eller andre offentlige myndigheder følges og videreformidles til kommunens medarbejdere og borgere. Information om pandemien til borgere og virksomheder overgår til kommunens kommunikationsmedarbejder.

Regionen har ansvaret for massevaccination. Efter anmodning kan kommunen stille lokaler til rådighed på plejecentrene og de kommunale sygeplejersker kan bistå ved massevaccination.

3.4 Ekstraordinær udskrivelse

Modtagelse af patienter sker dagligt. Ved behov for at hjemtage ekstraordinære udskrevne patienter opgraderer organisationen ved forsat at følge SAM:BO og de eksisterende procedurer. Kommunen sikrer ydermere, at borgerne som udgangspunkt kan sendes til eget hjem eller til lokaliteter, som kan sikre en sundhedsforsvarlig pleje og omsorg. Egen læge kontaktes i den forbindelse og der aftales besøg efter behov.

Patienterne tilses af kommunal sygeplejerske, og der indkaldes ekstra plejepersonale efter behov.

Den kommunale visitation koordinerer udskrivelserne med sygehuset og den kommunale hjemmepleje / sygepleje. Alle aftaler indskrives i kommunens elektroniske omsorgsjournal og følger gældende aftaler ved udskrivelse af patienter fra sygehus til kommune.

3.4.1 Kapacitetesudvidelse i forhold til fysiske rammer og personale

Kriseledelsen har bemyndigelse til at indkalde ekstra personale ud fra en risiko- og situationsvurdering.

Der kan indkaldes ekstra personale til at håndtere opgaver i det kommunale sundhedsberedskab.

Der kan stilles lokaler til rådighed i kommunens skoler og sportshaller.

3.5 Lægemiddelberedskabet

I forbindelse med beredskabshændelser og smitsomme sygdomme skal kommunen stille medicinsk udstyr i form af værnemidler, utensilier, forbindinger og hjælpemidler til rådighed.

Alle institutioner har et lille akutdepot med medicinsk udstyr.

Medicinsk udstyr leveres fra sygeplejedepotet på Sundhedshuset. Vagthavende sygeplejerske er ansvarlig for bestilling af udstyr hos regionen, som står for beredskabslageret. Ved akut mangel kan Ærø Sygehus kontaktes.

Større hjælpemidler leveres fra kommunens hjælpemiddeldepot i Rise. Ved behov kontaktes kommunens hjælpemiddel pedel.

Udskrevne patienter fra sygehus medsendes medicin til 48 timer. Der samarbejdes med Marstal apotek om forsyning af lægemidler efter de 48 timer, og bortskaffelse af medicinaffald mv.

Ved tilbagekaldelse af medicin kan dette gøres via fagsystem, hvor borgere, som får dette medicin kan identificeres og derefter kontaktes.

3.6 Psykosocial indsats

Kommunens sundhedsberedskab kan komme i situationer, hvor brandvæsen, politi eller andre myndigheder er i aktion i kommunen i forbindelse med ulykker. Der er en forventning om, at kommunens sundhedsberedskab hjælper, hvor de kan, og støtter op omkring regionens psykosocialt beredskab.

AMK afgør, om der i ekstreme situationer er behov for hjælp fra sundhedsberedskabet.

3.6.1 krisestøtte

Det krisestøttende beredskab kan aktiveres både ved hændelser, hvor det er nødvendigt at bistå regionens psykosociale beredskab, og ved hændelser, som kun omfatter Ærø Kommune. I situationer, hvor det krisestøttende beredskab bistår regionen, er det regionen, der har ledelsen af den psykosociale indsats, som vil ske ved oprettelse af Evakuerings- og Pårørendecenter på Ærø. I situationen, hvor det krisestøttende beredskab fungerer alene, refereres til sundhedsberedskabets kriseledelse.

Det krisestøttende beredskab skal yde omsorg, støtte, aflastning og social assistance.

Omsorg kan bl.a. handle om at hjælpe den berørte væk fra skadestedet og placere vedkommende i et sikkert, roligt område samt tilbyde tæppe, mad og drikke.

Støtte ydes ved venligt og tålmodigt at lytte til den berørte, der ofte har brug for at gentage hændelsesforløbet mange gange. Hjælperen skal ikke være belærende, omklamrende, bebrejdende, bagatelliserende eller give urealistiske løfter, men lytte og indgive håb, samt løbende give korte beskeder om, hvad der faktuelt er sket, som f.eks. at huset er brændt og ambulancen er på vej.

Aflastning ydes ved at give praktisk hjælp til den berørte f.eks. ved at hjælpe vedkommende med at komme hjem. Der kan være behov for at kontakte et familiemedlem eller en ven, som kan hjælpe den berørte hjem og efterfølgende aflaste denne ved at bistå med praktiske gøremål i hjemmet. Pårørende og/eller venner anbefales at fortsætte krisestøtten i hjemmet alt efter behovet hos den berørte.

Social assistance kan være hjælp til indkvartering, genhusning, forplejning, kontakt til andre myndigheder med videre.

3.6.2 Kriseteam

Krisestøtte kan ydes af kommunens sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, lærere, pædagoger, sundhedsplejerske, SSP medarbejder, socialrådgivere og øvrigt personale fra redningsberedskabet.

Personale, der indgår i det krisestøttende beredskab er undervist i normale krisereaktioner og hvordan, der ydes krisestøtte i akutfasen.

3.6.3 Opgaver i akutfasen

Kriseteamet vil på stedet bære markeringsveste og tydelige navneskilte. Vestene findes på Ældre- og Sundhedschefens kontor.

Kommunen stiller lokaler til rådighed for det psykosociale beredskab.

Den ansvarlige for den psykosociale indsats sørger for at informere kommunale sagsbehandlere, dagsinstitutioner og skoler, som derved kan være opmærksomme på børn, unge og andre i kommunalt regi, som kan være berørt af hændelsen. Regionen skal ligeledes orienteres om hændelsen.

Borgere, som er i kontakt med det psykosociale beredskab registreres med navn og cpr. nr., med henblik på opfølgning og for senere at kunne blive kontaktet, såfremt der skulle være behov for det. Registreringen er frivillig. Gældende retningslinjer for journalføring mv. skal følges.

Hvis berørte borgere fortsat efter episoden har psykiske problemer henvises til regionen til kriseterapeutisk visitation og behandling.

3.6.4 Opfølgende indsats

Den opfølgende indsats skal forebygge, men også behandle symptomer på posttraumatisk belastningsreaktion og andre følgetilstande hos berørte borgere. Kommunens personale bør være særligt opmærksomme, hvis de møder borgere, som har været berørte af den pågældende hændelse og fortsat har psykiske problemer.

Kriseledelsen vil i den opfølgende indsats holde koordinationsmøder med psykiatrien. Herunder vurdere om det vil være relevant med fællesmøder og mindehøjtideligheder med videre.

Såfremt regionens psykosociale beredskab har været aktiveret ved en hændelse henvises berørte borgere til regionen til visitation og behandling. Kommunens medarbejdere vil være informeret om henvisningsmuligheder og krisesymptomer. Relevante institutioner og sagsbehandlere i kommunen vil også modtage denne information.

Afhængigt af episoden vil kommunen sørge for oprettelse af telefonlinje, hvor berørte borgere kan komme direkte i kontakt med kommunen og her få råd og vejledning. Kommunens hjemmeside vil ligeledes blive opdateret med relevant information.

Indsatspersonale vil i den opfølgende indsats blive indkaldt til teknisk defriefing ved egen sektor leder.

4. DEL: Action Cards/Instrukser

Oversigt over Action Cards:

1. Alvorlige smitsomme sygdomme – Pandemi
2. Massevaccination ved pandemi
3. Evakuering
4. Modtagelse af ekstraordinært udskrevne patienter
5. CBRNE hændelser
6. Krisestøtte
7. Forsyningssvigt på el, varme, vand
8. Sne
9. Hedebølge
10. Orkan og forhøjet vandstand
11. Evakuerings- og pårørende center
12. Sikring af fortsat bemanding ved smitsomme sygdomme
13. Instruks for sikring af fortsat drift og genopretning

5 Bilag

5.5 Dagsorden for første møde i kriseledelsen

Der henvises til den generelle beredskabsplan med dertilhørende instrukser for aktivering af krisestyring og sammensætning af krisestyringsorganisationen. Om en hændelse kategoriseres som værende i grønt, gult eller rødt beredskabsniveau, vil være afgørende for sammensætning og mødeaktivitet i kriseledelsen i sundhedsberedskabet.

Som udgangspunkt anvendes følgende skabelon ved beredskabshændelse på grønt og gult niveau.

1. Velkomst v. mødeleder

a. Præsentationsrunde (hvis relevant)

b. Referent (udpeges)

c. Mødeleder (udpeges)

2. Situationen (opridses)

a. Lokalt

b. Nationalt

c. Forventet/mulig udvikling

3. Opgaver (opridses og prioriteres)
4. Mediebilledet (aktuelle presseemner og henvendelser)
5. Kommunikation (internt og eksternt)
   1. Vurdering af behov for orientering af samarbejdspartnere
6. Talsmand (udpeges)
7. Fastlæggelse af niveau for krisestyringsorganisationen

a. Informationsberedskab, Stabsberedskab eller Operationsberedskab?

b. Evt. kriseledelse (hvem skal indgå fremadrettet?)

c. Evt. krisestab (hvem skal indgå?)

d. Evt. støttefunktioner (hvem skal aktiveres?)

8. Særlige procedurer

a. Modtagelse og fordeling af informationer, evt. iværksættelse af vagttelefoner, e-mailgruppe, SINE-terminaler, udvidelse af kapacitet til at modtage opkald fra borgere og presse etc.?

b. Iværksættelse af rapportering fra andre organisatoriske niveauer fx sygehusafdelinger, sygehuse, forvaltninger eller andre samarbejdspartnere?

c. Logføring

d. Økonomi, bemyndigelse m.v.

9. Eventuelt
10. Opsummering af beslutninger v. mødeleder

Næste møde

Følgende punkter medtages ved behov:

• Behov for ændring i niveau for krisestyringsorganisationen

o Informationsberedskab, Mødeberedskab eller Operationsberedskab?

o Kriseledelse

o Krisestaben

o Støttefunktioner

• Behov for ændring af procedurer

o Modtagelse og fordeling af informationer, evt. iværksættelse/nedlæggelse af vagttelefon, e-mailgruppe, SINE-terminal og udvidelse af kapacitet til at modtage opkald fra borgere og presse etc.?

o Iværksættelse/ændring/nedlæggelse af rapportering fra andre organisatoriske niveauer fx sygehusafdelinger, sygehuse, forvaltninger eller andre samarbejdspartnere?

o Logføring

o Økonomi, bemyndigelse mv.

5.7 Skabelon til kommunens samlede situationsbillede

Situationsbilledet er ikke nødvendigvis kun til internt brug, så indforståede fagtermer og forkortelser skal undgås, og fælles terminologi bør så vidt muligt anvendes.

Situationsbilledet skal kunne deles med samarbejdspartnere og tværsektorielle krisestabe i forsøget på at nå frem til et fælles situationsbillede. Eksempelvis vil Sundhedsstyrelsen have ansvaret for at levere bidrag til situationsbilledet i den nationale operative stab (NOST) ved hændelser af national interesse.

Udfærdiget: den ___/___ kl. ___ Godkendt af:__________________

1. Situationen (kort beskrivelse):

2. Hvad er der sket? (faktuelle oplysninger om situationen)

Dræbte:

Sårede:

Berørte:

Materielle skader:

3. Hvor er hændelsen/-erne sket?

4. Hvornår er hændelses sket?

5. Hvorfor er hændelsen sket?

6. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne)

7. Krisens mulige udvikling? (vurdering)

8. Mediebilledet og krisekommunikation

9. Det generelle beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan)
Dagligt beredskab/let forhøjet beredskab/forhøjet beredskab/markant forhøjet beredskab/ fuldt etableret beredskab

10. Kommunens beredskabsniveau

11. Kommunens beredskabsforanstaltninger og tiltag

12. Kommunens ressourceanvendelse:
Aktuelle ressourcer (personale og materiel) klar til umiddelbar indsættelse:
Disponerede ressourcer (personale og materiel) indsat hvor:
Reserver (personel og materiel) klargøringstid:

13. Kort og illustrationer

5.8 Vejledning vedrørende logføring

En log er en kronologisk optegnelse af de begivenheder, der vedrører krisestaben. Den skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til at fastslå og tidsbestemme vigtige begivenheder, således at en hurtig gennemlæsning af logen kan give et klart billede af, hvad der er sket.

Logen skal derfor indeholde følgende oplysninger i en kort, klar præcis fremstilling og optaget i den form de fremkommer:

• Hovedpunkterne i ind- og udgående skriftlige ekspeditioner
• Modtagne og udgivne mundtlige befalinger, meldinger, oplysninger og aftaler i fuld ordlyd, hvis de er korte eller som resume.
• Tidspunkter for møder med dagsorden og mødedeltagere
• Egne handlinger eller begivenheder, der ikke fremgår på anden måde, f.eks. afbrydelse af kommunikationslinjer.

Loggen tjener til fastholdelse af enkeltheder, der er af betydning for den løbende og fremtidige læring, samt til orientering ved afløsning.

5.9 Skabelon til evaluering/debriefing efter øvelse eller hændelse

Formål: Debriefingen anvendes hurtigst muligt efter øvelsens eller hændelsens afslutning for at fastholde oplevelser, observationer og læring på skrift fra relevante personer.

Forberedelse: Udvælg facilitator (ordstyrer) og referent. Bør ikke være den samme person.

Format: Debriefingen gennemføres som en struktureret brainstorm, hvor der lægges op til en åben, ærlig og ligefrem diskussion. Der skal være plads til uenigheder, men undgå gentagelser og hold tidsrammen.

Under punkt 6 udfylder referenten det fælles afrapporteringsskemaet i skabelonen. Deltagerne anvender kopier af samme skabelon i deres individuelle brainstorm. Det anbefales at afsætte halvanden-to timer til debriefingen.

5.10

Sundhedsstyrelsens beredskabsvagt 61508181

5.11 Skabelon til evaluering af sundhedsberedskabsplan

Planlægningen af Ærø Kommunes sundhedsberedskab evalueres løbende i forbindelse med sundhedsberedskabshændelser eller ved øvelser.

Evalueringen varetages i disse situationer i samarbejde mellem de involverede forvaltninger samt beredskabschefen i Beredskab Fyn.

På baggrund af den konkrete beredskabshændelse eller øvelse foretages en selvevaluering, hvor følgende spørgsmål kan stilles:

• Blev sundhedsberedskabsplanen anvendt?
• Blev kun noget af planen anvendt?
  • Hvis ja, hvilke dele og hvorfor blev ikke alle dele anvendt?
• Var der dele i planen, der ikke kunne gennemføres i praksis og hvorfor?
• Virkede planen, eksempelvis i relation til den planlagte ansvarsfordeling, ledelse og koordinering?
• Hvad var styrkerne og svaghederne ved planen?

Med henblik på opfølgning og eventuel ændring af planen, kan følgende spørgsmål stilles:

• Hvordan kan sundhedsberedskabsplanen forbedres på kort og på lang sigt?
• Viste beredskabshændelsen/-øvelsen et særligt behov for uddannelse?
  • Hvis ja, hvilken form for uddannelse/kompetenceudvikling?
• Var der andet, der viste behov for ændringer af eller fokus på?

5.12 Skabelon til kommunikationsstrategi

Målgrupper:

• Hvem skal vide noget - og hvorfor ?
• Målgrupper er kun forskellige, når de har et forskelligt informationsbehov

Resultat:

• Hvad vil vi gerne opnå hos målgruppen = have målgruppen til at gøre? f.eks.:

· Forstå

· Acceptere

· Blive ambassadør for

· Ændre adfærd

· Få xx til at deltage i

Kendetegn/motiv

Hvilke indvendinger og forbehold har målgruppen, og er den aktive/passive?

Informationsbehov

• Hvad ved målgruppen nu – hvad skal den supplerende vide?

Budskab

• Hvad er vigtigst at få fortalt for at målgruppen agerer, som vi ønsker?

Kanaler

· Hvilke medier skal bruges til kommunikationen? Hvem betaler?

Tidsplan

• Hvornår skal informationen gives?

Ansvarlig

· Hvem udfører opgaven?

5.13