Forretningsorden for Forældrebestyrelsens egen kompetence

1. Valg

• Valg foregår, i henhold til Ærø Kommunes styrelsesvedtægt, inden udgangen af oktober kvartal hvert år.

2. Forældrebestyrelsens sammensætning

• Tre, fem eller syv forældrerepræsentanter.
• To-tre forældresuppleanter. Suppleanterne kan deltage i alle møder, men er kun stemmeberettiget ved et fast bestyrelsesmedlems fravær.
• To medarbejderrepræsentanter
• To medarbejdersuppleanter
• Dagtilbuddets leder. Lederen fungerer som sekretær for bestyrelsesmøderne og har ikke stemmeret.

3. Valgproceduren

• Valget tilrettelægges med minimum to ugers frist og ved skriftlig indkaldelse.
• Der er hvert år skiftevis to og tre forældre på valg til bestyrelsen.
• Bestyrelsesmedlemmer vælges
  
  
  • For en 1 årig periode i dagplejen
  • For en 2-årig periode i daginstitutioner
  • Suppleanter vælges uanset dagtilbudstype for en 1-årig periode.
    
    
• Det er muligt at stille op, selvom man ikke har mulighed for at være tilstede ved selve valget. I stedet kan indgives ønske om opstilling til den siddende formand.
• Der er 1 stemme pr. indskrevet barn og stemmeafgivelse kan kun ske ved personligt fremmøde.
• Valget afgives på stemmesedler og foregår anonymt. I tilfælde af, at der kun er det antal kandidater opstillet, der skal bruges i forældrebestyrelsen, foretages ingen skriftlig afstemning.
• Hvis der er stemmelighed, afholdes der omvalg imellem de pågældende kandidater. Det er udelukkende antallet af stemmer der afgør forældrebestyrelsens sammensætning. Stemmetallet afgør valget til henholdsvis bestyrelsesmedlemmer og suppleanter og repræsentanterne indgår efter antal stemmer.

4. Konstituering

• Forældrebestyrelsen konstitueres umiddelbart efter forældremødet.
• Forældrebestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt sine medlemmer. Valget sker med simpelt stemmeflertal, og ved stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning.

5. Mødevirksomhed

• Der afholdes som minimum fire møder årligt. Derudover afholdes der møder når det er nødvendigt, eller når det kræves af lederen eller et bestyrelsesmedlem.
• Bestyrelsesmøderne afholdes i dagtilbuddet med mindre andet fremgår af konkret beslutning og af dagsorden
• Mødetidspunkt aftales af den siddende bestyrelse. Bestyrelsesmøder afholdes ved fysisk fremmøde.
• Bestyrelsesmøderne ledes af formanden, men opgaven kan delegeres
• Afbud meldes til dagtilbuddets leder tidligst muligt pr. mail eller telefon, der – hvis det tidsmæssigt er muligt - beder suppleanten om at deltage i stedet.
• På første ordinære bestyrelsesmøde efter valget, opdateres årets mødeplan.
• Bestyrelsesmøderne er åbne for de øvrige forældre. Dog har forældrebestyrelsen mulighed for at behandle enkelte punkter for lukkede døre, f.eks. spørgsmål der er underlagt fortrolighed og tavshedspligt.
• Såfremt forældrebestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan den invitere andre personer til at deltage i møde.
• Der kan, fra Ærø Kommunes side, indkaldes til temadage, dialogmøder, kurser m.v.

6. Dagsorden:

• Formanden udsender foreløbig dagsorden senest 15 dage før bestyrelsesmødet inkl. bilag/materiale til dagsordenen. De resterende bestyrelsesmedlemmer har derefter en uge til at komme med ønskede punkter til dagsorden.
• Ønsker et bestyrelsesmedlem et punkt på dagsorden, meddeles dette til formanden, gerne sammen med et bilag/materiale eller kort beskrivelse af hvad punktet drejer sig om, så de resterende bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at forberede sig.
• Den endelige dagsorden udsendes pr. mail en uge før mødet og offentliggøres af lederen på intranettet.
  
  
  • Faste punkter på dagsordenen. Det skal fremgå om punkterne er til orientering, drøftelse eller beslutning:
    
    
    • Opfølgning på referat fra sidste møde
    • Nyt fra forældrebestyrelsen
    • Nyt fra dagtilbuddet
    • Budget
    • Punkter fra forældre/bestyrelsesmedlemmer
    • Punkter til kommende møder
    • Eventuelt.

7. Referat:

• Dagtilbuddets leder sikrer et referat.
• Af referatet skal det som minimum fremgå: Hvem har deltaget i mødet, hvad dagsorden for mødet har været og hvad drøftelserne og beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsordenen har været.
• Referenten udfærdiger et referat, som udsendes pr.mail til bestyrelsesmedlemmerne senest en uge efter mødets afholdelse.

8. Formandens opgaver:

• Det er formandens opgave, i samarbejde med dagtilbuddets leder, at sikre at nyvalgte medlemmer til forældrebestyrelsen og suppleanter modtager styrelsesvedtægter, forretningsorden eller andet nødvendigt materiale senest sammen med dagsordenen til første ordinære bestyrelsesmøde.
• Al post til forældrebestyrelsen tilgår formanden, som videresendes af formanden til de øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter eller bekendtgøres på bestyrelsesmøder.
• Udarbejde dagsorden.
• Udsende dagsorden samt relevante bilag rettidigt.
• Kan indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde.
• Mødeleder
• Årsmødeplanlægger.
• Sikre årsberetning til ”Forældrevalgaften”, om bestyrelsens arbejde
• Formanden er som udgangspunkt bestyrelsens repræsentant ved dialog møder, ansættelser m.v.

9. Næstformandens opgaver:

• Overtager formandens opgaver i dennes fravær.

10. Beslutningsprocesser:

• Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
• Der kan stemmes om punkter på dagsordenen, der fremstår som beslutningspunkter.
• Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt forældrebestyrelsens medlemmer. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
• Forældrebestyrelsen inddrages i de beslutninger der er af principiel og overordnet art, ligesom forældrebestyrelsen orienteres om sager om daglig drift, der er særligt ressource- eller opmærksomhedskrævende.
• I sager, hvor beslutningen ikke kan afventes til næste bestyrelsesmøde, vil beslutningen i fællesskab kunne tages af formanden og næstformanden. Beslutningen forelægges forældrebestyrelsen på førstkommende møde.

11. Bestyrelsens opgaver:

• Fastsætter principper for institutionens arbejde
• Fastsætter principper for samarbejdet mellem dagtilbud og hjem
• Fastsætter principper for anvendelse af en budgetramme. Som minimum de børnerelaterede konti.
• Indstillingsret til kommunen i forbindelse med ansættelse af personale.
• Inddragelse i udarbejdelsen og evalueringen af og opfølgningen på den pædagogiske års- og læreplan
• Inddragelse i, hvordan dagtilbuddene kan samarbejde med lokalsamfundet
• Inddragelse i dagtilbuddenes arbejde med at skabe rammer for gode overgange og sammenhænge for børn
• Planlægge og gennemføre arrangementer for forældre og børn og dermed bidrage til et godt samarbejde.
• Bidrage med forældreperspektivet på stort og småt i dagtilbuddet.
• Bestyrelsen kan nedsætte et udvalg. Bestyrelsen beslutter, om udvalgene er åbne for andre end bestyrelsens medlemmer.