Forretningsorden for lokalplan 9-9B udvalget

Udvalgets sammensætning

Kommunalbestyrelsen udpeger 2 medlemmer af sin midte til udvalget. De pågældende skal være medlem af fagudvalget.

Derudover består udvalget af:

1 medlem udpeget af Ærø Museum

1 medlem udpeget af Byhistorisk forening

1 medlem af Ærøskøbing Fonden

Udvalget kan derudover selv udpege en repræsentant med interesse i bevaringen af Ærøskøbing by. Det kan være en beboer i Ærøskøbing, en person med særlige viden om bygningsbevaring, eller en person fra en forening, som ikke har en fast repræsentant i udvalget. Vedkommende har stemmeret på møderne.

Der indkaldes ikke suppleanter til møderne i tilfælde af et medlems fravær.

Valgperioden følger som udgangspunkt kommunalbestyrelsens valgperiode. Udvalgsmedlemmer, som ikke er valgt af kommunalbestyrelsen kan dog løbende lade sig udskifte, såfremt organisationerne giver meddelelse herom.

Konstituering

Udvalget konstituerer sig med en formand og en næstformand i sit første møde.

Møder

Der afholdes 5 møder årligt.

Møderne er ikke åbne for offentligheden.

Mødeplan for det efterfølgende år godkendes hvert år af udvalget på et møde i årets sidste kvartal. Mødeplanen indgår i kommunens egen mødeplan og offentliggøres på kommunens hjemmeside.

En gang årligt foretages en byvandring i forbindelse med et fastsat møde. Ved denne lejlighed besigtiges sager udvalget har behandlet i det forgangne år, problemstillinger samt tendenser, byggetekniske samt historiske aspekter, arbejdsmetoder og traditioner inden for den bevarende lokalplans rammer.

Der kan afholdes telefonmøder eller møder pr. mail, såfremt en sag kræver en hurtig afgørelse. Sagen behøver ikke efterfølgende behandling på et ordinært møde.

Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede.

Sekretærfunktion

Teknisk Afdeling fungerer som sekretær for udvalget.

Sekretæren udarbejder dagsorden for alle møder og skriver referat af møderne. Dagsordenen skal være udsendt til udvalgets medlemmer senest 4 dage før mødets afholdelse.