Forretningsorden for Seniorrådet i Ærø Kommune 2022

Denne forretningsorden er forankret i Seniorrådets vedtægter.

Møder

Der afholdes mindst fire ordinære møder årligt. Møderne er lukkede for andre end Seniorrådets medlemmer og sekretær, og deltagere i møder er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt. Medlemmer af kommunens politiske udvalg samt medarbejdere fra kommunens administration kan inviteres til at deltage i møderne.

Ekstraordinært møde holdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 3 medlemmer forlanger det og begrunder hvorfor. Det afholdes senest 10 hverdage efter, at formanden har modtaget anmodningen.

Kultur- og Socialudvalget indkalder Seniorrådet til møde mindst 2 gange årligt, samt ekstraordinært når en af parterne finder det nødvendigt. Kommunen stiller lokale og sekretærbistand til rådighed ved disse møder. Kommunalbestyrelsen betaler udgifterne til Seniorrådets virke og stiller lokaler og sekretærbistand til rådighed for Seniorrådets møder, såfremt Seniorrådet ønsker dette.

Fravær

Når et medlem er forhindret i at deltage i et seniorrådsmøde, meddeles dette snarest muligt til formanden. Ved et medlems fravær ud over 3 måneder indkaldes en stedfortræder.

Forberedelse af møder

Formanden er ansvarlig for at forberede rådets møder, udforme mødeindkaldelsen og sørge for, at dagsordenen med alt relevant materiale udsendes senest 8 hverdage før mødet.

Hvert punkt på dagsordenen indeholder en sagsfremstilling, og et forslag til rådets behandling af sagen. En sag skal sættes på dagsordenen for førstkommende møde, hvis et medlem senest 8 dage før har indgivet skriftlig, begrundet anmodning om det.

Beslutninger

Seniorrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne (eller stedfortræderne) er til stede. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Afstemning foregår ved håndsoprækning. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Skriftlig afstemning skal foretages, hvis et medlem begærer det, når mødelederen sætter sagen til afstemning.

Der føres beslutningsprotokol og referat udsendes til rådets medlemmer umiddelbart efter mødet.

Hastesager

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) kan på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse. Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.

Mødeledelse

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) leder møderne og sørger for, at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret. Mødelederen kan afkorte taletiden. Ved mødets begyndelse konstaterer mødelederen, hvem der er mødt.

Derefter sættes dagsordenen til godkendelse. Hvert dagsordenspunkt indledes af mødeleder eller forslagsstiller med angivelse af hovedindhold, og hvilke spørgsmål rådet skal tage stilling til.

Beslutningsreferat

Ved afslutningen af behandlingen af et punkt på dagsordenen konkluderer mødelederen og dikterer, hvad der skrives i referatet. Et medlem kan forlange sin afvigende mening indført i referatet.

Der føres beslutningsprotokol og referat udsendes til rådets medlemmer umiddelbart efter mødet.

Referatet lægges efterfølgende på Seniorrådets side på Ærø Kommunes hjemmeside.

Opfølgning

Formanden har ansvaret for, at de trufne beslutninger udføres snarest muligt.

Formanden er kontaktperson til pressen, forvaltningen og Kommunalbestyrelsen.

Diæter og udgiftsgodtgørelse til medlemmer af Seniorrådet i Ærø Kommune

Der ydes diæter og udgiftsgodtgørelse for medlemmers deltagelse i Seniorrådets møder.

Ikrafttræden

Forretningsordenen er vedtaget på Seniorrådets møde den 1. juli 2022 og sendes til godkendelse hos Kommunalbestyrelsen.