Forretningsorden for styregruppen for projekt nye færger

Styregruppens sammensætning

Styregruppen består af 7 medlemmer:

• Borgmester
• Næstformand i Økonomi- og erhvervsudvalget
• Yderligere et medlem af Økonomi- og erhvervsudvalget
• Transportdirektøren
• Kommunaldirektøren
• Teknik- og miljødirektøren
• Projektlederen

Konstituering og beslutningsdygtighed

Borgmesteren er formand for styregruppen, og næstformand i Økonomi- og erhvervsudvalget er ligeledes næstformand i styregruppen.

Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer, herunder formand eller næstformand, er til stede.  

Styregruppens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal.

Ressourcepersoner

Styregruppen kan efter behov indkalde kommunale eller eksterne ressourcepersoner til at deltage i styregruppemøder, så som teknisk personale hos Ærøfærgerne, kommunale økonomikyndige, eksterne rådgivere med ekspertise i relevante områder for projektet og lignende 

Møder og indkaldelse

Styregruppen har møder månedligt. Møderne lægges så vidt muligt i forbindelse med møder i Økonomi- og erhvervsudvalget.

Mødefrekvensen kan forhøjes efter behov.

Møder i styregruppen er ikke åbne for offentligheden.

Dagsorden og dertilhørende dokumentation skal være styregruppens medlemmer i hænde senest 7 dage før mødet.

Dagsorden og referat gøres tilgængeligt for styregruppens medlemmer via kommunens dagsordenssystem.

Dagsorden og referat fra styregruppemøder offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Habilitet og tavshedspligt

Styregruppens arbejde skal udøves i henhold til de gældende forvaltningsmæssige principper, herunder reglerne om inhabilitet. Udvalgets arbejde er desuden omfattet af Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt.

Et Styregruppemedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning, jf. i øvrigt forvaltningslovens og særlovgivningens bestemmelser herom.

Styregruppemedlemmerne har tavshedspligt, når det vurderes, at det er nødvendigt at hemmeligholde en sag for at varetage væsentlige hensyn til offentlige og private interesser, eller når der indgår økonomi i sagsfremstillingen.

Vedtaget i Styregruppen d. 3. november 2022