Kommunikationspolitik 2021

Forord

I vores daglige arbejde i Ærø Kommune spiller kommunikation en afgørende rolle og kommunikationspolitikken anvendes som et værktøj til at styrke vores fælles identitet.

Fælles rammer, værdier og målsætninger har til formål at skabe god kommunikation.

Vi forventer, at god kommunikation skaber engagement både internt og eksternt og medfører merværdi i forhold til vores brand, sådan at modtagerens holdning påvirkes i en positiv retning.

Vi er nemlig alle, hvorend i organisationen vi befinder os, ambassadører for Ærø Kommune, og vi medvirker derfor alle til at forme kommunens omdømme. Et omdømme, der hviler på, at vi til enhver tid opleves som troværdige, ansvarlige og kompetente.

I Ærø Kommune efterstræber vi at udvikle os i takt med tiden, også i forhold til kommunikation. Vi er åbne, når vi interagerer - både med hinanden og med omverdenen - og vi ser det som et fælles ansvar at leve op til vores værdigrundlag.

Vi prioriterer borgerinddragelse og skal i fællesskab stræbe efter at blive endnu bedre til at tænke kommunikation ind som en naturlig del af vores arbejde.

Jo bedre vi er til at få en god dialog, desto større er chancen for, at vi rent faktisk gør en positiv forskel for den enkelte.

Ærø 2021

Ole Wej Petersen - Borgmester                                  

Allan Krogh Filtenborg - Kommunaldirektør                                      

Mission

Kommunikationspolitikken i Ærø Kommune

• fungerer som et brugbart redskab i det daglige arbejde og skaber fælles rammer for, hvordan kommunen kommunikerer internt og eksternt.
• sætter rammer og retningslinjer, så kommunikationsmetoder og kanaler er hensigtsmæssige, sådan at information er tilgængelig for brugerne.
• prioriteres højt, så politikere, medarbejdere, borgere og brugere er velinformerede og engagerede.
• er et middel til at opnå målrettet og troværdig kommunikation, sådan at Ærø kan skille sig ud fra mængden og vise, hvad det er, der gør Ærø unik.

Vision

• Kommunikationspolitikken i Ærø Kommune skaber fælles rammer og værdier i hele organisationen og sikrer god service, samtidig med at den skaber engagement både internt og eksternt og er central i formidlingen af, at Ærø er et attraktivt sted at leve og virke, samt at besøge og flytte til.

Kommunikationspolitik

Kommunikationspolitikken i Ærø Kommune er kort og klar og til at handle ud fra.

Den tager udgangspunkt i kommunens værdigrundlag og gælder for alle ansatte i kommunen.

God kommunikation i hele organisationen er central i arbejdet med at sikre god service og samtidig formidle, at Ærø er et attraktivt sted at leve og virke, samt at besøge og flytte til.

Kommunikationspolitikkens fundament er Ærø Kommunes værdigrundlag, samt kommunens øvrige politikker, aftaler og kontrakter.

Det er et fælles ansvar, at vores kommunikation med hinanden og omverdenen lever op til Ærø Kommunes værdigrundlag.

Vores kommunikation er baseret på tre, overordnede principper:

• Vi starter med os selv og sikrer en god intern og ekstern kommunikation
• Kommunikation tænkes ind fra start til slut i alle aktiviteter
• Vi sætter modtageren i centrum, når vi kommunikerer

Vores kommunikation er også altid:

• Relevant
• Målrettet
• Rettidig
• Let at forstå og til at handle ud fra
• Placeret, hvor det giver mening for modtageren
• Tilgængelig på andre sprog, når vi kommunikerer med internationale brugere

Før vi kommunikerer internt og eksternt, overvejer vi altid følgende:

• Hvad er vores budskab?
• Hvem er målgruppen?
• Hvorfor kommunikerer vi?
• Hvilke kanaler vælger vi?
• Hvilket tidspunkt vælger vi?

Værdigrundlag

• Sammen kan vi mere
• Det åbne miljø
• Mod til udvikling

Troværdighed og samarbejde er den røde tråd i vores kommunikation:

• Troværdighe
  
  Vi er troværdige samarbejdspartnere.
  Der er sammenhæng mellem ord og handling. Vi fortæller, hvad vi gør og hvorfor vi gør det.
  
  
• Samarbejde
  
  Vi skaber stærke sammenhænge.
  Vi skaber de bedste resultater sammen med borgere, erhvervsliv og det offentlige.

Formål

Kommunikation og vidensdeling er en naturlig del af vores hverdag og understøtter vores fokus på samhørighed og fælles løsninger.

Ærø Kommunes kommunikationspolitik skal skabe

• tydelige rammer om vores målsætninger
• fælles retningslinjer for, hvordan vi kommunikerer
• et åbent miljø, hvor medarbejdere og brugere altid er velinformerede

Politikken understøttes af en kommunikationsstrategi, der er inddelt i intern og ekstern kommunikation.

Kommunikationsstrategi

Kommunikationpolitikken fungerer som et redskab i det daglige og er inddelt i intern og ekstern kommunikation.

Politikken implementeres og udleves i de enkelte enheder.

Direktion og ledelse afstikker kursen og sørger for at vejlede alle ansatte, sådan at kommunikationspolitikken tænkes ind og bliver fulgt i hverdagen i alle afdelinger.

I forlængelse af strategien er der udarbejdet konkrete retningslinjer*, som skal anvendes i det daglige kommunikationsarbejde.

I både den interne og eksterne kommunikation anvendes Ærø Kommunes designmanual (bilag 1), som sikrer, at vi grafisk har en ensartet kommunikation med omverdenen, som aldrig er i tvivl om, hvem afsenderen er.

I Ærø Kommune udarbejdes styringsdokumenter ud fra et begrebshierarki

(bilag 2).

Direktionen og ledelsen har ansvar for, at kommunikationsopgaverne lever op til værdigrundlaget.

Målgrupper

Overordnet har vi tre målgrupper:

• Medarbejdere

Alle ansatte ved Ærø Kommune, samt kommunalbestyrelse

• Borgere

Fastboende i Ærø Kommune og andre med interesse for eller relation til øen

• Brugere

Virksomheder, presse, andre myndigheder, foreninger, lokalråd med flere.

*Retningslinjer

Retningslinjerne handler kort sagt om, hvordan vi kommer ud med budskaberne i praksis, når vi kommunikerer internt eller eksternt.

I vores daglige arbejde husker vi

• at tænke vores målgrupper ind
• at vi har et budskab til vores målgrupper
• at vi kommunikerer med respekt for, at målgrupperne har forskellige tilgange og behov, samt interesser.

Principperne bruges som retningslinjer i det daglige arbejde, også i forhold til at vurdere, om en sag egner sig til at blive kommunikeret og i givet fald hvordan.

Vi er samtidig bevidste om, at undlader vi at kommunikere omkring en given sag, kan det signalere lukkethed og påvirke modtagerens holdning i negativ retning.

Intern kommunikation

Den interne kommunikationsstrategi skaber en fælles forståelse af kommunens identitet, af hvor kommunen skal hen og hvorfor.

Intern kommunikation vægtes højt og er forudsætningen for en god og åben kultur på arbejdspladsen.

Med kommunikationspolitikken som udgangspunkt skabes den overordnede ramme for de underliggende strategier.

Strategier udarbejdes på tværs af hele organisationen for de enkelte projekter, fagområder og afdelinger, inklusiv kommunalbestyrelse.

• Kommunikationskanaler

• Linjekommunikation - imellem ledere og medarbejdere og medarbejdere og ledere
• Intranet

• Kommunikationsplanlægning

Jo bedre planlægning, jo større er muligheden for succes og selv projekter, hvis formål er eksterne, starter internt ved dialog med relevante ledere og medarbejdere på tværs i hele organisationen

• Branding

Alle ansatte i kommunen er ambassadører for arbejdspladsen og derfor er det vigtigt, at medarbejdere er velinformerede om relevante aktiviteter

• Designmanual

Designmanualens skabeloner gør kommunikation nem, effektiv og ensartet

Krisekommunikation

• Ved en krise orienteres medarbejderne så vidt muligt af nærmeste leder
• Relevant information er tilgængelig til alle medarbejdere på intranette
  
  

✅ Ledelsen sikrer, at vigtig information når ud til alle medarbejdere

✅ Envejskommunikation er for eksempel, orienteringer, referater og nyhedsbreve

✅ Dialogbaseret kommunikation er for eksempel, møder og intranet

Ekstern kommunikation

Den eksterne kommunikationsstrategi danner grundlag for, at Ærø Kommune opleves som troværdig og imødekommende.

Derfor skal vi kommunikere med stor omhu og med bevidsthed om, at ethvert budskab med os som afsender er med til at præge kommunens omdømme hos modtageren. Positivt såvel som negativt.

Med god planlægning og styring af kommunikationen sikrer vi, at budskabet når frem.

Vi evner at kommunikere forståeligt, men kan være uformelle og i øjenhøjde, når situationen tillader det.

Målgrupper

• Borgere
• Brugere, herunder samarbejdspartnere, erhvervsliv, foreninger
• Presse
• Potentielle tilflyttere
• Andre myndigheder

Kommunikationskanaler

• Direkte kommunikation, herunder borgerservice, fysiske møder med videre.
• Digital kommunikation, herunder sikker post, e-post
• Hjemmesider, med aeroekommune.dk som den primære informationskanal og undersider, der hvor det er relevant
• Sociale medier, herunder Facebook, Instagram, YouTube
• Ærø Ugeavis, ’Ærø Kommune informerer’ på side 2
• Borgermøder
• Virtuelle møder
• Tryksager

Kommunikationsplanlægning

• Tidligt overvejer vi, hvordan vi bedst muligt kommunikerer med en given modtager. Her er det især vigtigt at overveje, hvordan man udformer sin kommunikation, samt hvilke kanaler, medier, der er mest relevante.

Branding

• Vi går forrest i fortællingen om, at Ærø er et godt sted at leve og bo hele året

Pressehåndtering

• Vi har fokus på det gode samarbejde og besvarer henvendelser rettidigt
• Vi er opmærksomme på, at via pressen når vi også ud til andre målgrupper
• Er man i tvivl, når pressen henvender sig, skal man henvende sig til nærmeste leder
• De gældende retningslinjer for presseudtale findes i personalepolitikken, der er tilgængelig på intranettet.

Designmanual

Ærø Kommunes designmanual sikrer, at vi grafisk har en ensartet kommunikation med omverdenen, som aldrig er i tvivl om, hvem afsenderen er.

Handlingsplan

8 trin til kommunikationsplanlægning

1. Kortlæg baggrund, formål og ambition

• Hvad handler sagen om?
• Hvad er målet med kommunikationen? Handler det om at skabe opmærksomhed, om at belyse, oplyse, informere, at opnå forståelse, accept eller adfærdsændringer?
• Skal der indhentes yderligere information og materiale? Tekst, fotomateriale, infografik, video?
• Er der kompetence til at løse opgaven internt i afdelingen? I organisationen? Eller skal der indhentes eksternt ekspertise?
• Hvad er succeskriterierne?
• Hvordan evalueres der på indsatsen?

2. Formulér budskabet

• Hvad vil vi sige?
• Hvad er kernen i vores meddelelse?
• Hvordan kan modtageren forstå vores budskab?

3. Definér målgrupper

• Hvem er modtageren?
• Hvordan vækker vi modtagerens interesse?
• Hvordan skal vi formulere os?
• Hvor befinder målgruppen sig?
• Hvordan tilpasser vi budskabet til målgruppens behov?

4. Fastlæg en slagplan

Læg en plan for aktiviteter, tidspunkter og opgaver.

• Hvad er vores tidsramme?
• Hvem er tovholder? Hvem har medansvar? Samarbejdspartner?
• Hvilke kommunikationskanaler anvender vi (hjemmeside, intranet, mail, opslagstavle, nyhedsbrev, møder, kurser, samtaler)? Og kan de kombineres? Eventuelt med eksterne samarbejdspartnere?
• Hvad er vores budget, hvis relevant?
• I hvilken rækkefølge skal aktiviteterne gennemføres?
• Hvordan forbereder vi os på, at vores budskab kan udmønte sig i spørgsmål fra modtageren

5. Udform dine materialer

Brug så vidt muligt designmanualens skabeloner, for eksemepel til breve, pressemeddelelser eller powerpoint-præsentationer.

• Udformer vi fysiske og eller digitale materialer (plakat, flyer, illustrationer)?
• Hvordan skal materialet se ud?
• Hvordan skal ordlyden være?

6. Tag styring og kontrol

Hold gryden i kog. Sørg for, at der er en tydelig ansvarsfordeling af opgaverne.

7. Evaluér

Holdt budgettet? Nåede vi målet? Gik det som forventet? Hvad kan eventuelt gøres bedre næste gang?

8. Følg op

Er der noget, der giver anledning til nye initiativer?

Skal der kommunikeres mere?

Hvad er formålet med din kommunikation, hvilken effekt skal aktiviteten have?

1. Effekt: Ingen

Ingen information

2. Effekt: Kendskab, forståelse og viden

Trykt information, orientering: plakat, reklame, opslagstavle, nyhedsbrev

Digital information, dialog: intranet, e-mail, SoMe, infoskærm

Mundtlig information: stormøde, dialogmøde, borgermøde, kursus

3. Effekt: Ejerskab, engagement og handling

Dialog/spørgsmål: Hvad, hvorfor, hvordan? Samtaler, mindre møder

Kommunikationsvejledning

Vi er opmærksomme på, at vi håndterer mange følsomme oplysninger og vi træffer beslutninger, der sikrer, at hele organisationen lever op til GDPRs lovkrav. Find flere oplysninger om GDPR på intranettet.

Vi er opmærksomme på reglerne om webtilgængelighed. Find flere oplysninger om webtilgængelighed på intranettet.

Vores kommunikation følger reglerne i almindelighed på arbejdspladsen Ærø Kommune med udgangspunkt i personalepolitikken. Find flere oplysninger om vores personalepolitik på intranettet.

Takt & Tone

• For alle kommunikationsindsatser gælder vejledningerne om god adfærd i det offentlige.
  Vejledningen findes i Moderniseringsstyrelsen/KL/Danske Regioners publikation: God adfærd i det offentlige

Sprogbrug

• Vi behandler altid alle, vi kommunikerer med, professionelt og med respekt
• Vi skriver og taler i et let forståeligt sprog, der er tidssvarende og moderne
• Skriftlig kommunikation foregår kort og klart, så modtageren ikke misforstår budskabet

Ytringsfrihed

Regler vedrørende ytringsfrihed gælder både i forhold til borgeren, brugeren, samarbejdspartnere og pressen. Læs mere i personalepolitikken, der er tilgængelig på intranettet.

Designmanual

Designmanual sikrer, at vi som Ærø Kommune har en ensartet kommunikation med omverdenen.

• Designmanualen skaber en sammenhængende enhed både internt og eksternt
• Den fælles identitet bliver tydeligere for decentrale enheder
• Skriftlig kommunikation tager udgangspunkt i designmanualens skabeloner

Designmanualen har skabeloner med korrekt logo, font/skrifttype, farver og skabeloner til:

• E-mail
• Notater
• Afgørelser
• Brevpapir
• Power-point
• Andet

Du finder designmanual og skabeloner på Intranettet

Bilag 2

Styringsbegreber

I Ærø Kommune udarbejdes styringsdokumenter ud fra et begrebshierarki:

• Mission
  
  Ærø Kommunes eksistensberettigelse og vigtigste opgaver
  
  
• Vision
  
  Den ønskede, fremtidige tilstand Ærø Kommune bevæger sig hen imod
  
  
• Politik
  
  Ærø Kommunes værdier og visionære mål
  
  
• Strategi

          Den langsigtede, generelle plan for at opfylde Ærø Kommunes værdier og visionære mål

• Handleplan

Den kortsigtede, specifikke plan for at opnå de strategiske mål og politiske visioner